Julen närmar sig och med den kommer frågan om julbord och julgåvor till de anställda. Som redovisningskonsulter får vi varje år samma frågor från företagare som vill göra rätt men är osäkra på reglerna. Det är förståeligt, eftersom det finns både möjligheter och fallgropar när det kommer till förmånsbeskattning, avdrag och moms vid årets mest uppskattade personalevent.
Julbordet är skattefritt för dina anställda
Det som gör julbordet särskilt attraktivt både för dig som arbetsgivare och för dina medarbetare är att det räknas som intern representation. Detta innebär att maten och drycken vid julbordet är en skattefri förmån för de anställda, även om det serveras alkoholhaltiga drycker. Det är en av de få situationer där arbetsgivaren kan bjuda på måltider utan att det utlöser förmånsbeskattning.
En kund inom byggbranschen frågade oss om de verkligen kunde bjuda på både julbord och dryck utan att behöva förmånsbeskatta sina anställda. Svaret var ja, och de kunde dessutom inkludera sina styrelseledamöter och andra uppdragstagare i firandet. Även de anställdas makar, sambos och hemmavarande barn kan delta utan skattekonsekvenser, vilket gör julbordet till ett genuint familjeevenemang.
Vad gäller för dig som egenföretagare
Om du driver enskild firma och saknar anställda omfattas du tyvärr inte av reglerna om intern representation. Däremot, om du har anställda i din verksamhet gäller exakt samma förmånsbeskattningsregler som för alla andra arbetsgivare. Detta är viktigt att ha klart för sig när du planerar årets personalkostnader.
För dig som driver aktiebolag finns inga särskilda regler för fåmansaktiebolag. Även om du är ensam i bolaget som både ägare och anställd kan du ha julbord och undvika förmånsbeskattning. Detta är en fördel som många småföretagare inte känner till.
Hur fungerar avdragen
När det kommer till bokföringen av julbordet är det viktigt att känna till att du kan göra avdrag för personalfest högst två gånger per år. Julbordet räknas naturligtvis som ett av dessa tillfällen. Avdrag för kostnader avseende mat och dryck medges dock bara för enklare förtäring, vilket innebär att mycket exklusiva arrangemang kan få begränsade avdragsmöjligheter.
Om ditt företag bedriver momspliktig verksamhet kan du även göra avdrag för ingående moms på vissa representationskostnader kopplade till måltider eller liknande förtäring. Detta är en momsregel som många glömmer bort men som kan göra skillnad för kassaflödet.
Julgåvor och beloppsgränser
Julgåvor är ofta en uppskattad gest, men här finns en tydlig gräns att hålla koll på. Gåvor upp till 550 kronor inklusive moms är skattefria för mottagaren. Det viktiga att komma ihåg är att om gåvan överstiger detta belopp blir hela beloppet skattepliktigt från första kronan, inte bara det överskjutande.
Vi har sett företag som köpt presenter för 600 kronor per anställd och sedan blivit förvånade över att hela 600 kronor ska förmånsbeskattas, inte bara de 50 kronorna över gränsen. Detta är en vanlig missuppfattning som kan bli kostsam. En kund inom detaljhandeln lärde sig detta på den hårda vägen och fick hjälp av oss att rätta till sina tidigare felaktiga beräkningar.
Praktiska bokföringstips
När du bokför julbordet ska kostnaden normalt hamna på konto för representation. Se till att ha kvitton och deltagarlistor sparade, både för bokföringen och för eventuella framtida kontroller. Om du bjuder både anställda och externa gäster bör du dela upp kostnaderna korrekt, eftersom reglerna skiljer sig åt mellan intern och extern representation.
För julgåvor som ligger inom gränsen på 550 kronor bokförs dessa ofta som personalkostnad. Håller du dig under gränsen slipper du krånglet med att beräkna och redovisa förmåner, vilket sparar både tid och administrativt arbete vid årets lönekörningar.
Att ordna julbord och ge julgåvor är ett utmärkt sätt att visa uppskattning för dina medarbetare. Med rätt kunskap om reglerna kan du göra detta generöst utan att skapa onödiga skattebördor för vare sig dig eller dina anställda. Håll dig till gränserna för julgåvor, dokumentera dina kostnader ordentligt och se till att bokföringen är korrekt från början. På så sätt kan du fokusera på det som verkligen betyder något, att skapa en trevlig stämning och tacka dina medarbetare för årets insatser, samtidigt som du håller dig på rätt sida av skattelagstiftningen.
