Som företagare har du säkert upplevt det paradoxala: rapporten visar vinst, men bankkontot känns tomt. Eller tvärtom – verksamheten går med förlust på papperet, men kassan är full av pengar. Detta är en vanlig förvirring som många små och medelstora företag brottas med, och förklaringen ligger i skillnaden mellan redovisad vinst och faktiskt kassaflöde.
Varför vinst inte alltid betyder pengar
En av våra kunder inom konsultbranschen kontaktade oss förra året med just denna fråga. På papperet hade företaget gått med 400 000 kronor i vinst, men bankkontot var nästan tomt och de hade svårt att betala sina räkningar. Efter en genomgång av deras ekonomi upptäckte vi att problemet låg i att de hade stora kundfordringar – pengar som kunderna inte betalat ännu.
Redovisad vinst uppstår när du levererat en vara eller tjänst och fakturerat kunden, oavsett om betalning kommit in eller inte. Kassaflödet påverkas däremot först när pengarna faktiskt landar på ditt bankkonto. Denna timing kan skilja sig åt med veckor eller månader, beroende på dina betalningsvillkor och kunders betalningsrutiner.
Faktorer som påverkar kassaflödet
Kundfordringar är ofta den största boven när kassaflödet inte stämmer överens med vinsten. Långa kredittider och sena betalningar kan skapa betydande skillnader mellan det du tjänat och det du faktiskt har tillgång till.
Lagervärde är en annan vanlig orsak. När du köper in varor till lagret påverkas kassaflödet omedelbart, men kostnaden bokförs först när varorna säljs. För företag med stora lager kan detta skapa betydande kassaflödesproblem.
Investeringar i anläggningstillgångar som maskiner, utrustning eller fordon betalas ofta kontant, men avskrivs över flera år i bokföringen. Detta kan skapa en stor skillnad mellan kassaflöde och redovisat resultat under investeringsåret.
Praktiska strategier för bättre kassaflödeshantering
För att få bättre kontroll över ditt kassaflöde rekommenderar vi flera konkreta åtgärder. Korta kredittider är en av de mest effektiva metoderna – varje dag du förkortar betalningsvillkoren förbättrar ditt kassaflöde direkt. Många av våra kunder har minskat sina kredittider från 30 till 14 dagar och sett dramatiska förbättringar.
Faktoring eller invoice financing kan vara en lösning för företag med många kundfordringar. Genom att sälja dina fakturor till en bank eller finansbolag får du tillgång till pengarna omedelbart, mot en mindre avgift.
Regelbunden uppföljning av kundfordringar är avgörande. Ett systematiskt arbete med påminnelser och inkasso kan minska den genomsnittliga betalningstiden betydligt. Vi hjälper våra kunder att sätta upp effektiva rutiner för detta.
Kassaflödesanalys som verktyg
En kassaflödesanalys visar rörelsen av pengar in och ut ur företaget under en specifik period. Till skillnad från resultaträkningen, som kan inkludera orealiserade intäkter och kostnader, fokuserar kassaflödesanalysen enbart på faktiska betalningar.
Vi brukar rekommendera våra kunder att göra både historiska kassaflödesanalyser för att förstå mönster, och prognostiska analyser för att planera framåt. En månadsvis kassaflödesprognos kan hjälpa dig identifiera perioder med ansträngd likviditet i god tid.
Likviditetsplanering för småföretag
Likviditetsplanering handlar om att säkerställa att företaget alltid har tillrätt till tillräckligt med likvida medel för att möta sina betalningsförpliktelser. För många småföretag betyder detta att ha en buffert för säsongssvängningar och oväntade utgifter.
En av våra kunder inom detaljhandeln använde tidigare sina vinster för att köpa in mer lager inför säsongen, men hamnade regelbundet i likviditetsproblem när räkningar skulle betalas. Efter att vi hjälpt dem implementera en kassaflödesbudget och säkra en kredit för lagerinköp, kunde de växa sin verksamhet utan att riskera betalningsproblem.
Tekniska hjälpmedel och system
Moderna bokföringsprogram erbjuder ofta inbyggda verktyg för kassaflödesanalys och prognoser. Dessa kan automatiskt generera rapporter som visar skillnaden mellan redovisat resultat och kassaflöde, vilket gör det enklare att förstå var pengarna tar vägen.
Integration mellan olika system – som faktureringsverktyg, bankkonton och bokföringsprogram – kan ge realtidsinsikt i kassaflödet. Detta är särskilt värdefullt för företag med många transaktioner eller komplicerade betalningsflöden.
Kommunikation med banker och finansiärer
När kassaflödet är ansträngt är det viktigt att kommunicera proaktivt med din bank. En välgjord kassaflödesanalys och prognos kan vara avgörande för att säkra krediter eller förbättra betalningsvillkor. Banker uppskattar transparens och ser gärna att företag har kontroll över sina finanser.
Vi hjälper ofta våra kunder att förbereda denna typ av dokumentation inför banksamtal. En professionellt framställd finansiell analys kan göra skillnaden mellan att få kredit eller inte.
Säsongsvarationer och cykliska mönster
Många företag har säsongsvariationer i både intäkter och kostnader. Att förstå och planera för dessa cykler är avgörande för kassaflödeshanteringen. En restaurang kan ha höga intäkter under sommaren men låga under vintern, medan ett byggföretag kanske har motsatt mönster.
Genom att analysera historiska data kan vi hjälpa företag att identifiera dessa mönster och planera därefter. Detta kan innebära att bygga upp kassan under starka perioder eller säkra säsongskredit för svagare månader.
För företagare är skillnaden mellan vinst och kassaflöde inte bara en teknisk detalj – det är ofta skillnaden mellan framgång och misslyckande. Genom att förstå och aktivt hantera båda dessa aspekter av din ekonomi skapar du förutsättningar för hållbar tillväxt. Ett företag som har kontroll över sitt kassaflöde kan fatta snabba beslut, ta tillvara på affärsmöjligheter och navigera genom tuffa perioder med större trygghet.
