Förr eller senare hamnar många företagare i ett läge där det bokföringssystem man började med inte längre räcker till. Kanske växer verksamheten, kanske har behoven förändrats, eller så lockar helt enkelt en ny lösning med bättre funktioner och automatisering. Men hur byter man bokföringssystem utan att det blir rörigt, tidskrävande eller riskabelt?
Varför företag byter system
Det finns många skäl till att företag väljer att byta. I vissa fall handlar det om teknisk utveckling – en äldre lösning som inte längre stöds. I andra fall har verksamheten förändrats. Vi har exempel på kunder som gått från enskild firma till aktiebolag, och därmed behövt ett system som hanterar löner, aktieägarnoteringar och periodbokslut.
En kund inom eventbranschen berättade att de fastnat i ett system med begränsade rapportfunktioner. När verksamheten växte och kassaflödet blev mer komplext saknades möjligheten att analysera siffrorna på ett sätt som gav verkligt beslutsstöd. I samband med att de bytte till ett nytt system kunde vi också hjälpa dem att upprätta en mer anpassad kontoplan – vilket gav dem betydligt bättre översikt, något vi även lyfter i kontoplanens roll i din bokföring.
När är rätt tid att byta?
Rent tekniskt kan man byta bokföringssystem när som helst under året – men vår erfarenhet säger att det oftast är bäst att göra det i samband med ett nytt räkenskapsår. Då minimeras risken för dubbelarbete, blandade perioder och förlorad data.
Om det inte är möjligt att vänta, är det extra viktigt att ha en tydlig migreringsplan. Det inkluderar att säkerställa att alla saldon stämmer, att tidigare verifikat exporteras korrekt och att du har fortsatt åtkomst till historiska uppgifter.
I vår artikel om bokslut varje månad beskriver vi hur löpande avstämning gör att övergångar som dessa blir betydligt tryggare och enklare att hantera.
Fallgropar att undvika
En vanlig miss är att underskatta mängden manuellt arbete vid övergången. Ett nytt system är inte automatiskt bättre – det kräver att det används rätt från början. Här är några saker att tänka på:
- Säkerställ att den nya lösningen hanterar alla dina behov – idag och framåt.
- Ta backup på allt, även om du flyttar till en molnbaserad lösning.
- Utbilda dig (och ev. medarbetare) i hur det nya systemet fungerar.
- Testa alla flöden i liten skala innan du går live fullt ut.
Vi har flera gånger hjälpt företag som gjort “snabba byten” – men där integrationer, momsberäkningar eller lönemoduler inte fungerat som tänkt. Det kostar mer i efterhand än att göra rätt från början.
När det är värt att ta hjälp
Att byta bokföringssystem är inte ett dagligt beslut, men när det väl görs kan det påverka hela din ekonomi i grunden. Därför är det ofta klokt att involvera en redovisningskonsult redan innan du trycker på knappen. Vi kan hjälpa till att göra en behovsanalys, planera övergången och se till att ingenting tappas bort på vägen.
Med rätt förberedelser, rätt verktyg och rätt stöd behöver ett systembyte inte vara något skrämmande – tvärtom kan det ge ny energi och ökad kontroll över företagets ekonomi
